Do primeiro cadastro ao encerramento, tudo fica registrado para provar que seu fornecedor cumpriu cada obrigação.

A verificação de que o fornecedor atende às regras e diretrizes da sua empresa, antes de ele começar a se relacionar com ela.

Onde acontece: Começa na Aplicação do Contratante e continua no Portal do Fornecedor.

Como funciona

• Suprimentos inicia o processo e faz o cadastro do fornecedor.
• O fornecedor recebe um link de acesso ao Portal do Fornecedor, anexa os documentos e responde os questionários.
• O SRM+ busca automaticamente os documentos públicos do fornecedor.
• Suprimentos acompanha a análise documental, de critérios e dos questionários até concluir o processo.
• Sempre que necessário, o fornecedor pode passar por uma re-homologação.

A formalização da contratação, com o contrato registrado, assinado e monitorado dentro do SRM+.

Onde acontece: Aplicação do Contratante. A assinatura acontece em uma plataforma parceira de assinatura digital.

Como funciona

• O Jurídico faz todo o preparo dentro do SRM+: anexa o contrato, cria o envelope de assinatura, adiciona os signatários e dispara o envio.
• Cada signatário, do contratante e do fornecedor, recebe o link por e-mail e assina na plataforma parceira de assinatura digital.
• O Jurídico acompanha no SRM+ quem já assinou e quem ainda falta, sem precisar operar outra ferramenta.
• Com todas as assinaturas concluídas, o contrato passa a ser monitorado, com alertas de renovação perto do vencimento.

Envio por WhatsApp: além do e-mail, o link de assinatura também pode ser enviado por WhatsApp. É opcional e tem um custo por envio.

Suprimentos negociou com o fornecedor e originou a demanda. A área requisitante é a gestora do contrato e decide sobre renovações.

O momento em que o fornecedor e seus prestadores conhecem as normas da sua empresa e comprovam o conhecimento necessário para trabalhar nela. Em atividades de risco, é decisivo.

Onde acontece: Nas três plataformas: o agendamento na Aplicação do Contratante, o acompanhamento no Portal do Fornecedor e o EAD no Portal do Prestador.

Três modalidades

• Presencial: o contratante agenda dia, horário, local e sala. Fornecedor e prestadores recebem o alerta e veem o agendamento nas suas plataformas.
• EAD: o contratante cadastra aulas, provas e a nota mínima para o certificado. O prestador estuda e faz as provas no Portal do Prestador.
• Híbrida: combina as duas. Sua empresa define qual exigir; atividades de maior risco costumam exigir a presencial.

Liberação

• O contratante emite crachás para os prestadores aprovados.
• A portaria tem um acesso próprio para conferir se o prestador está apto a entrar.

Pré-requisito: os documentos exigidos para a integração já precisam estar aprovados.

A plataforma EAD também pode ser usada para treinamentos de fornecedores e prestadores, ou dos próprios colaboradores da sua empresa.

O controle contínuo da documentação do fornecedor durante toda a prestação de serviço. É onde acontece a maior parte do trabalho do dia a dia e onde se constrói a prova de conformidade.

Onde acontece: O fornecedor envia pelo Portal do Fornecedor. Sua empresa analisa, libera e aprova na Aplicação do Contratante.

Controle documental

• Sua empresa define quais documentos exige e com que periodicidade.
• O fornecedor vê no Portal do Fornecedor o que está pendente ou irregular e anexa os documentos.
• Cada documento vai para o grupo de aprovadores da área que entende dele, que aprova ou rejeita.
• O ciclo se repete durante toda a prestação de serviço.

Controle de acesso

• A portaria confere, na entrada, se o prestador está apto.

O RH concentra o volume: documentos dos prestadores, encargos e obrigações trabalhistas. O SESMT analisa saúde e segurança, Suprimentos a regularidade da empresa e o Jurídico os contratos.

A verificação de como o fornecedor executa o serviço na prática. O Monitoramento confere o papel; a Avaliação confere a prática.

Onde acontece: Aplicação do Contratante. O fornecedor responde os formulários pelo Portal do Fornecedor.

Como funciona

• Avaliação de desempenho: sua empresa cadastra critérios, configura avaliações e cria formulários para o fornecedor responder.
• Auditorias e vistorias: sua equipe vai a campo e registra com fotos a execução do serviço, os equipamentos, o uso de EPI e as condições de alojamento.
• Planos de ação: quando algo não está certo, um plano de ação é criado para corrigir.

O fim do vínculo com o fornecedor, em conformidade. Acontece quando o contrato vence e não é renovado, ou quando o serviço era pontual.

Onde acontece: Aplicação do Contratante. O fornecedor envia pelo Portal do Fornecedor o que ainda faltar.

Como funciona

• Sua empresa confirma que toda a documentação do fornecedor está completa e regular.
• Os acessos do fornecedor e dos prestadores são encerrados.
• O histórico completo fica guardado no SRM+.

O RH confere a documentação trabalhista final.